（一）、在策劃活動(dòng)之前,首先要明確何為活動(dòng)。對(duì)于大型公眾活動(dòng)的定義是:有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)行為叫做大型公眾活動(dòng),也稱為"大型活動(dòng)","專題活動(dòng)",是公共關(guān)系專業(yè)常用的技術(shù)手段.會(huì)展本身亦是大型公眾活動(dòng)常見(jiàn)的一種形式。而本文研究的對(duì)象——大型會(huì)展中的活動(dòng),則需要在此基礎(chǔ)上加一個(gè)限定概念,即在一個(gè)大型會(huì)展期間舉辦的公眾活動(dòng).為其下一個(gè)粗略的定義——在會(huì)展期間,為了增加會(huì)展效果而進(jìn)行的有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)行為。

活動(dòng)的特點(diǎn)為:鮮明的目的性,廣泛的社會(huì)性,嚴(yán)密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項(xiàng)需要花去大量時(shí)間和精力的工作,以便在實(shí)施活動(dòng)策劃時(shí),達(dá)到最佳效果。

(二)、活動(dòng)策劃的定義與特點(diǎn) 活動(dòng)策劃包括人員包括活動(dòng)主辦,協(xié)辦(聯(lián)辦),承辦,贊助等方面的相關(guān)機(jī)構(gòu)與工作人員;主題包括該次活動(dòng)的主要目的,中心任務(wù)和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來(lái)安排活動(dòng)的分項(xiàng)目。又可說(shuō)活動(dòng)策劃是策劃人員根據(jù)活動(dòng)組織目的的要求,調(diào)查會(huì)展現(xiàn)狀,分析現(xiàn)有條件,為活動(dòng)設(shè)計(jì)切實(shí)可行的行動(dòng)方案的過(guò)程.策劃活動(dòng)的特點(diǎn)歸納為以下四點(diǎn):策劃有一定的目的性,有組織地;基于對(duì)會(huì)展背景的了解;有一個(gè)研究,分析的過(guò)程;一個(gè)制訂行動(dòng)方案的過(guò)程。

策劃此類活動(dòng)必須依據(jù)一些既定的原則：

1.活動(dòng)的主題與形式必須符合展會(huì)的需要.雖然說(shuō)一個(gè)活動(dòng)富有創(chuàng)意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會(huì)展的大環(huán)境保持一致,否則將會(huì)導(dǎo)致脫離展會(huì)背景,更可能會(huì)造成觀眾對(duì)會(huì)展注目度的抽離,甚至帶來(lái)隱患,以會(huì)展背景為前提是策劃活動(dòng)的首要原則。

2.能進(jìn)一步豐富和完善展會(huì)的基本功能.展會(huì)如果單純以展示和會(huì)議的形式來(lái)傳播相關(guān)信息,促成交易,就不能夠完全地體現(xiàn)一個(gè)大型會(huì)展的魅力所在,而策劃活動(dòng)的目的就是豐富展會(huì)功能,為不同層次,不同專業(yè)的展會(huì)策劃出不同的活動(dòng),針對(duì)會(huì)展本身的不足之處,用活動(dòng)來(lái)彌補(bǔ),完善會(huì)展是活動(dòng)存在的本質(zhì).
3.有助于展會(huì)吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀.會(huì)展的舉辦不一定能夠吸引到某些對(duì)于會(huì)展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業(yè),對(duì)于這些對(duì)象,策劃一個(gè)具有吸引力的活動(dòng)是再好不過(guò)的方法了,可以把會(huì)展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)來(lái).
4.有助于活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀.如果在一個(gè)枯燥的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng),即便對(duì)此會(huì)展主題再熱情,觀眾都不會(huì)停留很久,如果利用不同的傳播方式把會(huì)展信息傳達(dá)給他們,他們會(huì)對(duì)接受的信息印象深刻,并且會(huì)把這個(gè)好印象連帶地作用在這個(gè)會(huì)展品牌上.當(dāng)然前提是必須是好印象,如果活動(dòng)過(guò)于喧賓奪主,造成負(fù)面影響便得不償失了。
5.活動(dòng)本身要能產(chǎn)生較好的效果.參與活動(dòng)的過(guò)程對(duì)于一個(gè)來(lái)參觀展會(huì)的觀眾和企業(yè)來(lái)說(shuō),應(yīng)該是一個(gè)愉快的過(guò)程,他們可以通過(guò)活動(dòng)了解到更多的行業(yè)熱點(diǎn),技術(shù)開(kāi)發(fā),但是如果此活動(dòng)的并不能夠產(chǎn)生良好的效果,這就是策劃活動(dòng)的失敗,浪費(fèi)了活動(dòng)資本,也花去了觀眾的參與成本。

活動(dòng)的策劃者既希望做到有創(chuàng)意,吸引參觀者,又擔(dān)心活動(dòng)過(guò)熱的氣氛會(huì)對(duì)展會(huì)本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時(shí)的疑惑.例如在對(duì)于活動(dòng)主題的確立上,就有兩種相對(duì)的意見(jiàn),是應(yīng)以表現(xiàn)會(huì)展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主。一方面認(rèn)為如果活動(dòng)主題與會(huì)展主題不相符就會(huì)影響到會(huì)展本身效果,因?yàn)榛顒?dòng)吸引了觀眾,把他們的注意力轉(zhuǎn)移了;而另一觀點(diǎn)認(rèn)為,活動(dòng)以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會(huì)展中,觀眾自然而然就會(huì)把注意力轉(zhuǎn)移到了會(huì)展上。其實(shí)這兩種觀點(diǎn)的出發(fā)點(diǎn)都是希望提高會(huì)展效果,如果按照前文提到的活動(dòng)策劃原則,策劃者掌控住活動(dòng)的分寸,無(wú)論是與會(huì)展主題相關(guān)與否,到達(dá)最終目的才是最重要的。